Im Zeichen der immer mehr werdenden EMail Nutzung, in der auch Verträge und andere wichtige Urkunden per EMail versandt werden, kommt irgendwann einmal die Frage der sicheren Aufbewahrung und Archivierung auf. Darum soll es in dem heuitgn Artikel gehen.

Einleitung

Heutzutage findet fast die gesamte Kommunikation nicht mehr per Brief, sondern per E-Mail statt. Dadurch sammeln sich schnell große Mengen an Nachrichten in den Postfächern an. Besonders für kleinere Unternehmen oder Büros wird es daher immer wichtiger, E-Mails zuverlässig zu archivieren.

Beginnen wir mit Open Archiver.

Bei der E-Mail-Archivierung gibt es – wie könnte es anders sein – auch die Möglichkeit, die Lösung selbst zu hosten. Zwei Projekte, die erst seit 2025 existieren, habe ich mir deshalb näher angesehen, da ich selbst auf der Suche nach einer passenden Lösung war. Das eine Projekt ist Open Archiver, das andere Mail Archiver. Beide sind Open-Source-Projekte, die sich selbst hosten lassen, nur geringe Ressourcen benötigen und meiner Meinung nach relativ einfach zu installieren sind.

Ich habde dazu natürlich auch ein Video aufgenommen:

Open Archiver: Installation und erste Schritte

Das Projekt wird per Git lokal heruntergeladen. Anschließend muss lediglich die ENV-Datei an die eigenen Gegebenheiten angepasst werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Produktiv- oder Testbetrieb
• Intervalle für die E-Mail-Archivierung
• Datenbankeinstellungen

Danach kann das Projekt mit einem einfachen Docker-Befehl gestartet werden.

Wie bei vielen vergleichbaren Anwendungen üblich, wird der erste Benutzer, der ein Konto anlegt, automatisch zum Administrator. Dieser kann anschließend weitere Einstellungen vornehmen und zusätzliche Benutzer anlegen.

Eine kleine Stolperfalle bei der Benutzerverwaltung

Bei der Einrichtung fiel mir jedoch eine kleine Stolperfalle auf:

Um einen Standardbenutzer mit eingeschränkten Rechten anzulegen, muss zunächst eine entsprechende Rolle erstellt werden. Hierfür muss eines der Beispiele aus der Dokumentation als JSON-Datei hinterlegt werden.

Das bereitete mir zunächst Schwierigkeiten, da die Beispiel-Datei einen Kommentar enthielt. Dieser führte bei der Übernahme in die Weboberfläche regelmäßig zu einem Fehler. Erst nach Entfernung des Kommentars ließ sich die Rolle korrekt erstellen.

Da stellt sich dann schon die Frage, warum nicht gerrade eine Rolle des Standardbenutzers mit ein geschränkten Rechten sich nicht direkt in Oberfläche anlegen lässt.

Mailkonten und Archivierung

Nachdem die Benutzer angelegt wurden, können diese ihre Mailkonten selbst verwalten und zur Archivierung hinzufügen.

Unterstützt werden verschiedene IMAP-Varianten sowie die Anbindung von Google- und Microsoft-Konten.

Sobald in der ENV-Datei die Intervalle für das Abrufen und Archivieren der E-Mails festgelegt wurden, erscheinen die ersten Nachrichten nach kurzer Zeit in der Übersicht.

Kritikpunkte bei Open Archiver

Ein kleiner negativer Punkt ist die Redis-Datenbank im Hintergrund. Wird hierfür ein anderer Benutzer als der Standardwert verwendet, kommt es zu einer Fehlermeldung. Dieser Fehler ist dokumentiert. Warum dieser Bug nach fast zwei Monaten noch nicht durch ein Update behoben wurde, kann ich allerdings nicht ganz nachvollziehen.

Vorteile von Open Archiver

Positiv hervorzuheben ist die Tatsache, dass die E-Mails vollständig im Dateisystem gespeichert werden. Dadurch können Administratoren im Bedarfsfall direkt auf die archivierten Nachrichten zugreifen.

Ein weiterer Vorteil ist die Integritätsprüfung: Für jede E-Mail und deren Anhänge wird eine Prüfsumme erstellt. Dadurch kann jederzeit überprüft werden, ob die archivierten Daten unverändert und vollständig vorhanden sind.

Mail Archiver: Weniger Container, einfache Einrichtung

Das zweite Projekt, Mail Archiver, wird ebenfalls per Docker installiert.

Im Gegensatz zu Open Archiver werden hier jedoch nur die eigentliche Anwendung und eine PostgreSQL-Datenbank benötigt. Dadurch ist die Anzahl der Container geringer.

Auch hier wird der erste Benutzer automatisch zum Administrator und kann weitere Benutzer anlegen. Die grundsätzliche Vorgehensweise entspricht also der von Open Archiver.

Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit

Etwas eleganter gelöst ist die Benutzerverwaltung bei Mail Archiver. Nutzer können beispielsweise selbst entscheiden, ob sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für ihren Account aktivieren möchten. Diese Möglichkeit bietet Open Archiver derzeit noch nicht.

Auch bei Mail Archiver kann über eine Umgebungsvariable festgelegt werden, in welchen Abständen E-Mails abgeholt und archiviert werden.

Speicherung der E-Mails

Anders als bei Open Archiver werden die E-Mails nicht als EML-Dateien gespeichert. Stattdessen werden Nachrichten inklusive aller Anhänge vollständig in der PostgreSQL-Datenbank abgelegt.

Das könnte zunächst wie ein Nachteil erscheinen. Allerdings bietet die Anwendung die Möglichkeit, einzelne E-Mails oder sogar komplette Archive eines Kontos als EML-Dateien zu exportieren.

Sollte das Projekt irgendwann nicht mehr weiterentwickelt werden, wären die Daten somit weiterhin in einem offenen Format verfügbar. Ein Wechsel auf eine andere Lösung wäre zwar mit Aufwand verbunden, grundsätzlich aber möglich.

Vorteile von Mail Archiver

Den größten Vorteil von Mail Archiver sehe ich aktuell darin, dass archivierte E-Mails mit wenigen Mausklicks wiederhergestellt werden können. Selbst wenn eine Nachricht im ursprünglichen Mailkonto bereits gelöscht wurde, lässt sie sich aus dem Archiv zurückholen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit, bestimmte Ordner von der Archivierung auszuschließen. Besonders bei IMAP-Konten können gezielt Ordner definiert werden, die archiviert werden sollen.

Bei Open Archiver wird zwar der Spam-Ordner ausgeschlossen, der Papierkorb jedoch archiviert. Das halte ich für wenig sinnvoll.

Mail Archiver bietet hier deutlich mehr Flexibilität: Es werden nur die Ordner archiviert, die ausdrücklich ausgewählt wurden. Alle anderen bleiben von der Archivierung ausgeschlossen.

Fazit

Für Privatanwender halte ich Mail Archiver derzeit für die bessere Wahl. Viele Einstellungen können direkt durch die Benutzer vorgenommen werden, die Bedienung wirkt insgesamt etwas komfortabler und die Wiederherstellung von E-Mails ist sehr einfach gelöst.

Für kleinere Unternehmen könnte hingegen Open Archiver die interessantere Lösung sein. Die Speicherung im Dateisystem, die Prüfsummen zur Sicherstellung der Datenintegrität und die direkte Zugriffsmöglichkeit auf die archivierten Dateien bieten Vorteile, die insbesondere im geschäftlichen Umfeld relevant sein können.

Letztlich hängt die Entscheidung davon ab, ob der Fokus eher auf Benutzerfreundlichkeit oder auf Datenintegrität und direktem Dateizugriff liegt. Beide Projekte sind jedoch interessante Open-Source-Lösungen für die selbst gehostete E-Mail-Archivierung.

ciao tuxoche